Заместитель руководителя отдела продаж: как держать порядок в отделе каждый день
Заместитель руководителя отдела продаж держит отдел в рабочем состоянии, пока руководитель занят стратегией и людьми. Разбираем границы роли, порядок в CRM, разбор записей, тренировки и цифры, даём чек-листы и задание на неделю.
Ролик: как работает ИИ-отдел продаж, от поиска клиентов до отчёта руководителю
Заместитель руководителя отдела продаж и пятница без руководителя
Допустим, руководитель отдела уехал на неделю на переговоры, и в пятницу вечером заместитель открывает CRM. У части сделок нет даты следующего шага, в карточках написано "поговорили, интересно", а один менеджер уверяет, что клиент "точно купит", хотя последний звонок был давно. Никто ничего не нарушил: у отдела нет общего порядка, и держать его некому.
Так бывает, когда отдел растёт быстрее, чем его управляемость. Руководитель занят целями, наймом и крупными клиентами, а ежедневная дисциплина: карточки, даты, разборы, тренировки, ложится на того, кто рядом. Этого человека называют заместителем руководителя отдела продаж или старшим менеджером с функциями контроля.
Привычный ответ руководителя на хаос: нанять ещё одного контролёра и раздуть ФОТ, фонд оплаты труда. Но без правил новый человек начнёт контролировать то, о чём не договорились. Сначала разберём, что заместитель может сделать руками: границы роли, порядок в CRM, разбор записей, тренировки. А в конце покажем вариант, как расширить воронку продаж без роста ФОТ: рутину берёт ИИ-менеджер, люди остаются на сделках и на управлении.
Как понять, что заместитель работает: руководитель уезжает на неделю, отдел продолжает звонить по плану, карточки заполнены, а в пятницу на столе цифры, а не ощущения.
Заместитель руководителя отдела продаж: функции, задачи и границы полномочий
Чтобы роль не превратилась во "второго менеджера с большим окладом" или в надзирателя, её нужно прописать. Заместитель отвечает за операционный порядок: дисциплину в CRM, разбор разговоров, обучение и адаптацию людей, ежедневные и недельные отчёты, замену руководителя в его отсутствие. Руководитель сохраняет цели, условия для клиентов и решения по людям.
Если выписать, что делает руководитель отдела продаж, и разложить по двум людям, получится понятная картина. Контроль, обучение, разборы и отчёты уходят заместителю, цели, структура и условия остаются у руководителя. Так выглядят обязанности руководителя отдела продаж, разделённые на двоих. Задачи руководителя отдела продаж и функции руководителя отдела продаж полезно записать одним листом, где напротив каждой строки стоит имя ответственного.
Этот лист становится основой документа. Должностная инструкция руководителя отдела продаж описывает всё сразу, а заместителю нужен короткий регламент отдела продаж на одну страницу: что он решает сам, что согласует, чего не делает никогда. Сам решает: категорию сделки, перенос касания, тему тренировки, порядок разбора. Согласует: нестандартные условия для клиента. Без руководителя не делает: скидки, пороги, обещания сверх утверждённого.
Какие навыки руководителя отдела продаж нужны заместителю? Три группы. Он сам умеет продавать, иначе разбор записей будет пустым. Он умеет давать обратную связь без унижения, на конкретных фразах из записи. И он терпеливо держит процесс: управление отделом продаж для него это ритуалы, а не героизм. Эти компетенции руководителя отдела продаж стоит проверять до назначения.
Как понять, что роль прописана: у каждого в отделе есть ответ на вопрос, к кому идти по сделке, а к кому по условиям, а у заместителя есть список регулярных действий по дням недели.
Шаг первый: заместитель руководителя отдела продаж наводит порядок в CRM
Контроль отдела продаж начинается с карточки. По записям менеджера в CRM обычно видно его уровень: плотность и глубина записей связаны с продажами. Поэтому первым делом заместитель вводит минимум для каждого живого лида, то есть сделки, по которой ещё нет оплаты или отказа. В любой момент у неё заполнены шесть вещей:
Статус: этап воронки.
Категория: A, B, C или D (A: есть потребность, срочность и деньги; B: надо, но сроки и деньги неясны; C: просто интересуется; D: нецелевой).
Сумма: что обсуждаете, пусть примерная.
Следующее действие: конкретное, например "перезвонить после разговора с директором".
Дата и время следующего контакта.
Ответственный.
Нет хотя бы одного пункта, сделка считается неуправляемой. "Свяжемся сами" не действие, "перезвонить в четверг" действие. Если клиент сказал "сам позвоню", вы всё равно ставите дату своего касания. У каждого касания три исхода: вперёд, перенос с датой или отказ с причиной словами клиента. Исхода "поговорили" не бывает.
Этап ставится по факту, а не по надежде. "Клиент вроде заинтересовался" всё ещё "контакт". "Встреча назначена" только когда названы день и час. Один клиент живёт в одной карточке, дубли сводятся, а удаляет карточки только руководитель.
Рутина дня заместителя строится вокруг тех же правил:
Утром: просроченные задачи (просрочка это уже нарушенное обещание), свежие заявки, сделки с датой на сегодня и короткий утренний отчёт: назовите пять сделок, которые ближе всего к деньгам, и что делаете по каждой.
Днём: новая заявка обрабатывается сразу, не откладывается на вечер, при недозвоне уходит сообщение в мессенджер; заместитель помогает перед сложным разговором.
Вечером: у каждой открытой сделки есть действие и дата, руководителю уходит отчёт: что сдвинулось, что зависло, где нет следующего шага.
Как понять, что получилось: в конце дня нет карточек без даты следующего контакта, а утреннее обсуждение идёт по сделкам, а не по ощущениям.
Шаг второй: заместитель руководителя отдела продаж разбирает записи и считает цифры
Разбор записей главный инструмент заместителя. Раз в день каждый менеджер прослушивает хотя бы один свой разговор, а заместитель берёт выборку разговоров всей команды. Не пересказ, а запись: резюме звонка в карточке это черновик. В нём бывают чужие имена, "встреча" без названного часа, масштаб, который в записи совсем другой.
Простая схема разбора, по каждому пункту "да" или "нет", а каждое "нет" становится темой тренировки:
Начал диалогом: имя, представился, назвал повод.
Получил согласие на порядок разговора.
Квалифицировал до глубоких вопросов: задача, срочность, кто решает.
Нашёл боль за потребностью и спросил "а что ещё беспокоит".
Говорил выгодами под боль, а не списком свойств.
Не называл цену при слабой оценке клиента.
Закончил следующим шагом с днём и часом.
Обратная связь строится на фразах из записи: "На этом месте вы перебили клиента, послушайте". Сначала то, что получилось, потом одна точка роста, потом договорённость, что вы проверите её в следующих записях. Не десять замечаний сразу, иначе человек не запомнит ни одного.
KPI руководителя отдела продаж обычно обсуждают отдельно, но заместителю нужен рабочий набор, показывающий дисциплину:
Скорость первого звонка по заявке.
Доля лидов, доведённых до встречи или показа, и срок записи.
Две личные конверсии менеджера: из лида во встречу и из встречи в оплату.
Карточки без даты следующего контакта и дубли: их должно быть ноль.
Выборочная сверка: запись против резюме в карточке.
Нормы по каждой цифре задаёт руководитель, придумывать их самому не нужно. Заместитель следит за динамикой: лучше или хуже, чем неделю назад, и в чьих карточках причина.
Шаг третий: заместитель руководителя отдела продаж тренирует команду
Знание само не становится навыком, а учиться только на живых клиентах долго и дорого. Поэтому заместитель вводит короткие утренние тренировки по недельной канве: понедельник свежие записи и вера в продукт, вторник презентация с акцентами, среда жалобы и согласие, четверг возражения и тетрадь, пятница закрытие.
Ролевая игра работает, если клиента играет напарник по шпаргалке роли: кто он, какие у него боли и возражения. Он не сдаётся сразу, но и не упирается без причины. После игры оценка по чек-листу разбора, потом меняются. Шпаргалка это роль для тренировки, а не факты о рынке.
Тетрадь возражений заводится сегодня. После каждого разговора менеджер записывает, чем клиент "сливался", а по четвергам вместе с заместителем пишет отработки. Со временем тетрадь становится общей базой ответов, и новичку не нужно изобретать их заново.
Адаптация новичка тоже на заместителе. К концу первой недели он знает продукт, этапы и свои вопросы квалификации наизусть. Ко второй неделе отрабатывает в ролях частые возражения и ведёт карточки по шаблону. К концу месяца проводит презентацию по любой нише. Аттестацию принимает руководитель, подготовку ведёт заместитель.
Практикум: фразы заместителя руководителя отдела продаж
Готовые фразы, с которыми порядок держится без нажима:
Утром: "Назовите пять сделок, которые сегодня ближе всего к деньгам. По каждой: сумма, почему ещё не оплачено, что сделаете сегодня."
После разбора: "Вот это получилось хорошо. Одна точка роста: здесь вы пропустили вопрос о сроках. Давайте проверим в следующих записях."
При пустой карточке: "Какой здесь следующий шаг и когда? Без даты у нас сделка неуправляемая."
Клиент ушёл в "подумаю": "Какую дату вашего касания поставим? Звоним в четверг или пишем в среду?"
При просьбе о скидке: "Скидки решает руководитель. Опишите ситуацию и объём, я передам."
Пары "вместо и скажите":
Вместо: "Почему у вас опять пусто в CRM?" Скажите: "Давайте прямо сейчас заполним эту карточку вместе и посмотрим, чего вам не хватает."
Вместо: "Вы плохо работаете с возражениями". Скажите: "Вот момент записи, где клиент сказал дорого. Что вы услышали и что ответили?"
Вместо: "Это не моё дело". Скажите: "Это решает руководитель. Я соберу вводные и вернусь с ответом сегодня."
Чек-лист конца дня заместителя:
У каждой открытой сделки есть действие и дата, просроченных задач нет.
Записи сегодняшних разговоров лежат в карточках, дублей нет.
Вечерний отчёт руководителю отправлен.
Тема завтрашней тренировки выбрана по сегодняшним "нет".
Частые ошибки: заместитель руководителя отдела продаж и его промахи
Роль новая, и ошибки в ней однотипны. Почти все исправляются правилами, а не силой воли.
Остаётся лучшим менеджером. Забирает сложные сделки себе и не успевает управлять. Исправление: берите сделку только вместе с менеджером, как показательный разбор.
Контролирует по резюме, а не по записи. Исправление: перед сменой этапа и перед отчётом слушайте запись.
Критикует без конкретики: "работаешь плохо". Исправление: фраза из записи плюс одна точка роста.
Нет письменных границ, и заместитель обещает клиентам скидки и условия. Исправление: короткий регламент, что решает он, а что руководитель.
Тренировки "когда будет время". Исправление: слот в календаре на каждый день недели.
Требует дисциплины от других, а у своих сделок оставляет пустые карточки. Исправление: вы первым показываете образец.
Ставит этапы по надежде: "встреча назначена" без дня и часа. Исправление: этап только по факту.
Задание для отдела на неделю
Руководитель может дать его заместителю уже завтра. К пятнице у отдела возникает общий порядок, а у заместителя рабочий ритм.
Понедельник: руководитель и заместитель вдвоём пишут одностраничный регламент: что решает заместитель сам, что согласует, чего не делает.
Вторник: все открытые сделки получают категорию, действие и дату, сделки без даты разбираем первыми.
Среда: первый утренний отчёт, где каждый менеджер называет пять сделок, ближайших к деньгам.
Четверг: разбор по записи, по одному разговору каждого менеджера, обратная связь по схеме "получилось, точка роста, проверка".
Пятница: тренировка возражений и вечерний отчёт руководителю: скорость ответа на заявки, карточки без даты, дубли.
Как расширить воронку продаж без роста ФОТ
Даже с сильным заместителем остаётся то, на что у людей не хватает рук: вечерние и выходные звонки, быстрый ответ на каждую заявку, возврат клиентов из базы, сбор отчётов. Привычный ход нанимать ещё людей и поднимать ФОТ. Есть другой вариант: рутину берёт ИИ-менеджер и работает круглосуточно, а заместитель и менеджеры остаются на сделках, обратной связи и управлении.
Что по теме статьи можно отдать ИИ-менеджеру:
Пропущенные и вечерние звонки, новые заявки: ответит сразу, задаст вопросы по сценарию, запишет на встречу к вашему менеджеру.
Обзвон и реактивацию базы: клиенты, с которыми давно не говорили, и отказники (по базе с согласием абонентов).
Заполнение CRM: итог звонка, следующий шаг и дату ставит сам, а заместитель проверяет по записи.
Разбор звонков и отчёты: ИИ-РОП собирает анализ и сводки, чтобы заместитель тратил время на обратную связь, а не на прослушивание подряд.
Тарифы такие же, как на сайте иинайм.рф:
"ИИ-менеджер + CRM", запуск 60 000 ₽. Если теряете звонки: голосовой ИИ-менеджер, до 4 сценариев (входящие, обзвон, квалификация, запись), интеграция с CRM, перевод горячих на менеджера, личный кабинет и обучение.
"ИИ-отдел продаж", запуск 100 000 ₽. Если теряете заявки: всё из первого пакета, до 6 сценариев, переписка в MAX, Telegram, WhatsApp, заявки со всех каналов в одну CRM, КП, расчёт и запись на встречу, реактивация базы.
"Система продаж под ключ", запуск 200 000 ₽. Если нужно больше клиентов: всё из пакета "ИИ-отдел продаж", лидогенерация в вашей нише, настройка Директа и рекламы, ИИ-РОП: анализ звонков и отчёты, новые воронки после запуска.
Первая рабочая версия запускается за 5-10 рабочих дней, дальше настройка по реальным разговорам.
Хотите услышать, как это звучит, до всех решений? Позвоните на демо-линию +7 980 976-90-03. Трубку возьмёт ИИ-менеджер, ему можно задать вопросы по своей ситуации, это бесплатно. Тарифы и кейсы на иинайм.рф.
Что сделать первым
Начните с бесплатного: пропишите на одной странице границы заместителя и договоритесь, что ни одна открытая сделка не живёт без действия и даты. Это не требует ни бюджета, ни нового человека.
Вторым шагом введите ежедневный ритм: утренний отчёт по ближайшим к деньгам сделкам, один разбор записи на человека, тренировка по недельной канве. Через неделю станет видно, где отдел теряет клиентов тихо.
Третьим шагом решите, какую рутину ваши люди делают только потому, что больше некому: вечерние звонки, перезвон по старым заявкам, сбор сводок. Её можно передать ИИ-менеджеру без роста ФОТ, а заместителя оставить там, где он усиливает команду: на обратной связи и управлении.
Как это устроено в автоматизированной системе продаж
Отдельный голосовой ИИ-менеджер берёт на себя телефон и переписку: звонит по базе, отвечает на входящие, уточняет задачу, отвечает по базе знаний компании и фиксирует итог разговора. Он работает и ночью, и в выходной, поэтому заявка не ждёт утра.
Дальше в работу вступает поиск: система ищет компании по сигналам, например открытая вакансия продавца или расширение, и пишет каждой персонально по официальным каналам. Те, кто ответил, попадают в подогрев: серия касаний, напоминания, ответы на вопросы. Тёплый клиент уходит менеджеру с историей переписки и разговоров.
Что видит руководитель: воронку, отчёт по каждому этапу и записи разговоров, а не пересказ менеджера. Что делает человек: закрывает сделку, договаривается об условиях и подписывает договор. Рутину до этого момента ведёт система.
Проверить это проще всего голосом: позвоните на демо-линию +7 980 976-90-03, ответит ИИ-менеджер, задайте ему неудобный вопрос и послушайте, как он выкрутится. Условия и состав работ описаны на странице ИИ-отдел продаж.
Разобрали задачу в тексте — на странице «ИИ-отдел продаж» показано, как это устроено у вас: что делает ИИ-менеджер, что остаётся людям, сроки и состав работ.
Или позвоните на демо-линию +7 980 976-90-03 — ответит ИИ-менеджер. Задайте вопрос не по сценарию, перебейте, попробуйте сбить с темы.
Частые вопросы
Что делает заместитель руководителя отдела продаж?
Он отвечает за операционный порядок: дисциплину в CRM, разбор записей, тренировки, адаптацию новичков, ежедневные отчёты и замену руководителя в его отсутствие. Стратегию, условия для клиентов и решения по людям обычно оставляют руководителю.
Какие обязанности у заместителя руководителя отдела продаж?
Контроль карточек и дат следующего шага, утренний и вечерний отчёты, разбор разговоров с обратной связью, ведение тетради возражений и тренировок. Границы лучше записать в короткий регламент на одну страницу.
Чем заместитель руководителя отдела продаж отличается от руководителя?
Руководитель задаёт цели, структуру и условия, заместитель отвечает за повседневное исполнение. Скидки, пороги и нестандартные условия заместитель не обещает, а передаёт руководителю.
Что включить в должностную инструкцию заместителя руководителя отдела продаж?
Три списка: что он решает сам, что согласует с руководителем и чего не делает без него. Добавьте регулярные действия по дням недели и перечень отчётов.
Какие KPI руководителя отдела продаж и заместителя стоит отслеживать?
Рабочий набор такой: скорость первого звонка по заявке, доля лидов, дошедших до встречи, конверсия из встречи в оплату, карточки без даты и дубли. Нормы по каждой цифре задаёт руководитель.
Как наладить контроль отдела продаж без бюрократии?
Вводите минимум: шесть полей в каждой живой сделке, утренний и вечерний отчёты, один разбор записи на человека в день. Всё остальное добавляйте только когда видите, что без этого теряются клиенты.
Как заместителю давать обратную связь менеджерам?
На конкретных фразах из записи: сначала что получилось, затем одна точка роста, затем договорённость проверить её в следующих разговорах. Общие оценки вроде "работаешь плохо" не работают.
Как увеличить продажи отдела без найма новых людей?
Закройте потери в имеющемся потоке: быстрый ответ на заявки, дата следующего шага у каждой сделки, работа со старой базой. Рутину первичных звонков и переписки можно передать ИИ-менеджеру, а людей оставить на сделках.
Принимайте звонки, отвечайте в мессенджерах и на сайте, квалифицируйте лидов и передавайте сложные обращения менеджеру без потерь.
Позвоните тестовому роботу и оцените его за 2 минуты
Позвоните на +7 980 976-90-03, чтобы услышать робота в живом разговоре: как он принимает обращение, уточняет детали, отвечает на типовые вопросы, записывает заявку и передаёт сложный запрос менеджеру без потерь.
Какие задачи берут на себя ИИ-роботы
Приём звонков
Квалификация лидов
Фиксация заявок
Сложные обращения
ИИ-решения для продаж и поддержки
Голосовые роботы, ИИ-менеджеры и текстовые боты, которые принимают обращения, квалифицируют лидов и передают сделки в CRM.
Голосовой робот
Приём звонков
ИИ-менеджер
Продажи 24/7
Текстовый бот
Чат на сайте
Что получает бизнес
Меньше рутины
ИИ-робот берёт типовые звонки и сообщения на себя, отвечает на частые вопросы, собирает данные и передаёт менеджеру только сложные обращения.
Быстрее лиды
Система сразу квалифицирует заявку, фиксирует интерес и не даёт лидам остыть. В Москве это особенно важно, когда клиент ждёт ответ в первые минуты.
Работа без пауз
Робот принимает обращения 24/7, не уходит в отпуск и не перегружает команду в пиковые часы. Бизнес сохраняет скорость ответа без расширения штата.
Интеграция ИИ-роботов в вашу CRM, сайт и каналы связи без лишней перестройки процессов
ИИ-робот встраивается в вашу систему продаж и поддержки, а не ломает её: CRM, телефония, сайт, мессенджеры и MAX
Решение подключается к тем каналам, где уже живёт ваш клиент: звонки, форма на сайте, Telegram, WhatsApp, MAX и внутренняя CRM. ИИ-робот принимает обращение, задаёт нужные вопросы, фиксирует лид, передаёт данные в карточку сделки и сразу отправляет задачу менеджеру, если нужен человек. Для отдела продаж это сокращает ручную работу, для поддержки — ускоряет ответы, для руководителя — даёт прозрачную картину по обращениям. Внедрение проходит по понятной схеме: согласуем сценарии, настраиваем интеграции, тестируем и запускаем без остановки текущих процессов.
Подходит для B2B-компаний, где уже есть CRM, телефония и несколько каналов коммуникации. Всё работает в одной логике и без хаоса в заявках.
Тарифы для быстрого запуска
Выберите пакет под задачу: от теста голосового робота до внедрения в CRM, сайт и мессенджеры. Стоимость зависит от сценариев, каналов и глубины интеграции.
ИИ-менеджер + CRM
60 000 ₽
запуск
Тестовый сценарий
Прием звонков
Запись заявок
ИИ-отдел продаж
100 000 ₽
запуск
Квалификация лидов
Скрипты продаж
Интеграция с CRM
Передача менеджеру
Система продаж под ключ
200 000 ₽
запуск
Голосовой робот
Чат-боты
Мессенджеры и сайт
MAX и CRM
Индивидуальные сценарии
Как проходит внедрение ИИ-робота
Разбираем задачи бизнеса
Сначала проводим короткую встречу и фиксируем, что именно должен делать робот: принимать звонки, отвечать в чате, квалифицировать лидов, записывать заявки или передавать сложные обращения менеджеру. Например, для B2B-компании из Москвы мы отдельно настраиваем сценарии для входящих звонков, сайта и мессенджеров, чтобы не смешивать продажи и поддержку.
Проектируем сценарии общения
Дальше пишем логику диалога под реальные вопросы клиентов: цена, сроки, наличие, статус заявки, повторный контакт. На этом этапе определяем, где робот отвечает сам, а где сразу подключает человека. Это помогает избежать пустых разговоров и сохранить время отдела продаж.
Подключаем каналы и CRM
Интегрируем решение с телефонией, сайтом, мессенджерами, MAX и CRM клиента. Заявка из разговора сразу попадает в нужную воронку, а менеджер получает уже собранные данные: имя, компания, запрос, срочность. Так робот не просто говорит, а реально помогает обрабатывать обращения без потерь.
Тестируем и запускаем в работу
Перед запуском проверяем сценарии на живых диалогах, исправляем спорные места и только потом переводим робота в рабочий режим. После старта сопровождаем проект, донастраиваем ответы и логику по фактическим обращениям. Обычно клиент видит первые результаты уже в первые недели: меньше пропущенных звонков, быстрее обработка лидов и меньше нагрузки на менеджеров.
