Помощник менеджера по продажам: что делает и как выстроить связку
Продавец должен продавать, а не искать договоры и заполнять карточки. Разбираем по шагам, что делает помощник менеджера по продажам, какие задачи ему отдать, как не превратить его в секретаря и что можно поручить ИИ-менеджеру.
Ролик: как работает ИИ-отдел продаж, от поиска клиентов до отчёта руководителю
Помощник менеджера по продажам: зачем он нужен, если продавец и так занят
Конец рабочего дня. Лучший продавец отдела открывает почту: нужно найти договор, который просил клиент, выставить счёт, внести в CRM разговоры за день и вспомнить, кому он обещал перезвонить. К новым звонкам он вернётся только завтра.
Руководитель смотрит на отчёт и спрашивает: почему у сильного продавца так мало разговоров? Ответ простой: день ушёл на всё, что окружает продажу, но продажей не назовёшь. Каждое такое дело мелкое, а вместе они съедают время, за которое компания платит продавцу.
Для этого и нужен помощник менеджера по продажам. Он забирает всё, что можно сделать без разговора с клиентом о цене и условиях, и возвращает продавцу время для главного. Не путайте его с секретарём: помощник встроен в воронку, знает этапы сделки, понимает, что срочно, а что подождёт, и видит, на каком шаге застрял клиент.
Привычный ответ на такую боль: нанять ещё людей и раздуть ФОТ. Помощник каждому продавцу, потом координатор над помощниками. В статье покажем, что можно наладить руками уже завтра, и вариант, как расширить воронку продаж без роста ФОТ: рутину берёт ИИ-менеджер, а люди остаются на сделках.
По каждому шагу ниже: что делать, зачем и как понять, что получилось. В конце готовые фразы, частые ошибки и задание для отдела на неделю.
Шаг 1: обязанности помощника менеджера по продажам и что снять с продавца в первую очередь
Что делает помощник менеджера по продажам, проще всего понять по его названиям: ассистент менеджера по продажам, ассистент отдела продаж, помощник отдела продаж, координатор. Суть одна: он обеспечивает тыл, чтобы продавец занимался переговорами. Хороший помощник не принимает коммерческих решений вместо менеджера, не торгуется и не меняет условия.
Тот, кто вводит в поиск помощник менеджера по продажам обязанности, обычно хочет получить готовый перечень. Вот он: типовые задачи помощника менеджера по продажам делятся на три группы:
Заявки: принять, уточнить контакт и суть запроса, поставить категорию, передать менеджеру и проследить, что на заявку ответили вовремя.
Документы и сроки: напомнить о звонках и встречах, подготовить коммерческое предложение и счёт по утверждённому шаблону, собрать подписи.
CRM и порядок в данных: заполнить карточки, обновить статусы, свести дубли, поставить следующий шаг по каждому клиенту.
Начинать лучше не с идеальной схемы должностей, а с наблюдения. Попросите менеджеров на неделю помечать, на что уходит время: разговоры с клиентами, оформление, поиск информации, отчёты, согласования. Картина обычно удивляет самих продавцов.
Первыми передавайте то, что повторяется каждый день, не требует переговорного навыка и срывается, когда продавец занят: первичную обработку заявок, напоминания, итоги разговоров в CRM, типовые документы. Последними оставляйте отношения с ключевыми клиентами и решения по цене и условиям. Ориентир простой: передавайте то, что можно записать инструкцией из нескольких шагов. Если для задачи нужна история отношений с конкретным человеком, она остаётся у продавца.
Короткая должностная инструкция помощника менеджера по продажам укладывается на одну страницу: что делает сам, что только по согласованию с менеджером, чего не делает никогда (скидки, изменение условий), в какой срок берёт задачу и по каким признакам видно, что он справляется.
Кому отдать задачи: человеку, ИИ или обоим. Человек сильнее там, где нужны гибкость и контекст: нестандартный документ, согласование с бухгалтерией, деликатное напоминание важному клиенту. ИИ сильнее там, где работа повторяется и нужна сразу и в любое время: ответить на заявку, записать итог разговора, вернуться к тому, кто не ответил. Лучше всего работает сочетание, но заранее договоритесь, какая задача куда идёт.
Как понять, что шаг сделан: у продавцов больше разговоров с клиентами, заявки не висят, список задач помощника записан.
Шаг 2: как помощник менеджера по продажам принимает заявки и квалифицирует клиента
Первое дело помощника: заявка не должна остывать. Правило простое: сначала самые свежие. Допустим, заявки пришли в девять, в десять и в десять десять. Первым звоните тому, кто оставил заявку последним: для ждущего с девяти час и два почти одно и то же, а звонок через минуту даёт эффект скорости. Не дозвонились, сразу сообщение в мессенджер: "звонил, когда вам удобно?"
Дальше квалификация: решаем, стоит ли тратить на клиента время менеджера. Каждый достоин уважения, но не каждый достоин одинакового внимания. Проверяйте три признака по порядку: потребность, срочность, деньги. Деньги самая деликатная тема, поэтому в конце.
Потребность: "Расскажите, как у вас сейчас устроены звонки и заявки?" Не останавливайтесь на ответе "нужна такая-то услуга", спросите: для чего? За желанием почти всегда стоит причина: уволился сотрудник, выросла реклама, начинается сезон. Срочность: "Когда хотите, чтобы это заработало? Что будет, если оставить как есть ещё на несколько месяцев?" Деньги мягко: "Я просто почему спрашиваю: у нас решения разной глубины, на какой порядок суммы вы ориентируетесь?"
Для оценки масштаба хватает нескольких вопросов, которые задают почти каждому клиенту:
Сколько звонков и заявок приходит и сколько людей их принимает?
Сколько пропускаете и когда: вечером, в выходные, в часы пик?
Через какое время перезваниваете по заявке?
Есть ли CRM и попадают ли в неё все заявки?
Есть ли база старых клиентов или отказников, до которой не доходят руки?
Кто, кроме собеседника, участвует в решении?
По итогу присвойте категорию. A: есть деньги, срочность и потребность, ведите на встречу сегодня или завтра. B: надо, но неясны сроки или деньги, зафиксируйте следующий шаг с датой. C: просто интересуются и не попадают в бюджет, вежливо отпустите с материалом и изредка напоминайте о себе. D: нецелевой клиент, закройте с причиной. Категорию пересматривайте при каждом касании: C может стать B, а B стать A.
Как понять, что получилось: менеджер получает не фразу "оставил заявку", а карточку, где видны поток, дыра, срок решения и категория. Переспрашивает то же самое? Уточните вопросы квалификации.
Шаг 3: CRM и комментарии, или порядок, который держит помощник менеджера по продажам
Помощник отвечает за то, чтобы в CRM было всё, что нужно менеджеру. Правило первое: один клиент, одна карточка. Новый звонок того же человека идёт в его карточку, а не в новую. Нашли дубли, сводите в одну, а удалять что-либо, даже тестовое, только по слову руководителя.
Правило второе: у каждой живой сделки заполнены статус, категория, сумма, следующее действие, дата и время следующего контакта и ответственный. "Свяжемся сами" не следующее действие. "Перезвонить во вторник в одиннадцать" им будет.
Правило третье: этап ставится по факту, а не по надежде. "Клиент вроде заинтересовался" остаётся контактом. Встреча назначена только тогда, когда названы день и час.
Комментарий после звонка пишется сразу, до следующего звонка. Рабочий шаблон:
итог: вперёд, перенос или отказ;
с кем говорили: имя, роль, решает ли сам;
задача и масштаб;
боль словами клиента;
возражения дословно и что ответили;
о чём договорились, когда и в каком канале;
личное, что пригодится: имя, город, о чём шутил.
Плохой комментарий: "поговорили, интересно, перезвонить". Хороший: "Итог: перенос. Собственник стоматологии, решает сам, но советуется с главным врачом. Звонки вечером и в выходные никто не берёт, CRM нет. Боль: вечером звонят, а утром уже записались в другую клинику. Договорились о видеосозвоне в четверг в одиннадцать, ссылка в мессенджере". По такому тексту любой коллега продолжит разговор.
Отдельное правило для карточек, которые заполнил не человек: не верьте краткому итогу, послушайте запись. Бывает, что в карточке "ничего не подходит", а человек дослушал разговор до конца. Перед сменой этапа и перед отчётом смотрите запись, а не резюме.
Следующий контакт: горячему клиенту как можно скорее, тёплому на конкретную дату, после КП на следующий рабочий день. Молчащему: сообщение, звонок, финальное сообщение, потом отложить или закрыть. Отложено не значит забыто: такой клиент уходит в редкие прогревающие касания.
Шаг 4: касания и связка, в которой помощник менеджера по продажам не становится секретарём
Многие сделки теряются не в разговоре, а после него. Клиент сказал "интересно, подумаю", и все ждут. Помощник превращает ожидание в работу и ведёт касания. Они бывают двух видов. Прогревающее: польза и забота без попытки продать, например, благодарность за время, итоги разговора его словами, подборка под его боль. Закрывающее: у него одна цель, сдвинуть клиента на шаг вперёд, на встречу, на разговор с директором, на договор.
Правила касаний простые. На одно закрывающее несколько прогревающих. Никаких шаблонов вроде "Уважаемый клиент": сообщение с именем и фактом из разговора читают, рассылку нет. В мессенджере лучше несколько коротких сообщений, чем одно длинное, и писать на тот же номер, а не на почту. Каждое касание заканчивается шагом с датой, а не фразой "буду ждать информацию".
Перед встречей менеджера с клиентом помощник готовит почву. Напоминание накануне и ссылка перед началом, без продажи: цель только позаботиться. В подготовку входит: прочитанная карточка, прослушанные разговоры, выписанные боли клиента, материалы под его нишу и ясность, будет ли на встрече тот, кто решает.
После встречи, в тот же час: благодарность и список того, что клиент назвал важным, в мессенджер; комментарий в карточке; этап обновлён по факту; следующий шаг с датой.
Чтобы связка работала, договоритесь о правилах. Единый канал задач: задача в CRM или общая очередь, где видны срок и исполнитель. Границы: что помощник делает сам, что по согласованию, чего не делает. Срок реакции: когда берёт задачу и когда выполняет. Правило передачи: какие данные менеджер указывает в просьбе, чтобы не переспрашивать. Раз в неделю короткая сверка: что мешало и что упростить.
Когда продавцов становится много, помощников объединяют в отдел сопровождения продаж: общая команда принимает заявки, готовит документы и следит за порядком в CRM для всех. Пора, если продавцы ставят одни и те же задачи разным людям, а документы выглядят по-разному. Только не делайте из такого отдела склад поручений: список задач и приоритеты должны быть записаны.
Практикум: готовые фразы и чек-листы помощника менеджера по продажам
Подстройте фразы под свой бизнес и выучите. В квадратных скобках то, что подставляете вы.
Первый звонок по заявке: Здравствуйте, [имя]. Это [имя], компания [название]. Вижу, вы оставили заявку на [услугу]. Всё верно? Вопрос сейчас актуален?
Порядок разговора: Давайте так: задам несколько вопросов о вашей ситуации, потом передам вас менеджеру, он расскажет, что можем предложить именно вам. Идёт?
Вместо: Пришлю вам на почту. Скажите: Пришлю в мессенджер на этот номер и наберу вас в четверг в одиннадцать. Хорошо?
Вместо: Менеджер вам перезвонит. Скажите: Передаю вас [имя менеджера], он позвонит сегодня в [время]. Если время не подойдёт, напишите мне, я перенесу.
Просьба менеджеру (правило передачи): Задача: [что сделать]. Клиент: [имя, ссылка на карточку]. Срок: [когда]. Что уже известно: [боль, договорённость]. Что согласовать со мной: [условия].
Подвели сами: [Имя], обещал набрать в [время] и не дозвонился. Наберите, когда удобно, или напишите время, я подстроюсь.
Чек-лист перед передачей клиента менеджеру: имя и источник записаны; категория стоит; задача и боль словами клиента; масштаб (звонки, люди, CRM); понятно, кто решает; следующий шаг с днём и часом; запись разговора лежит в карточке.
Частые ошибки при работе с помощником менеджера по продажам и как их исправить
Превратить помощника в склад поручений. Исправьте: список задач и приоритеты на одной странице, изменения только через руководителя отдела продаж.
Ставить задачи в коридоре, в мессенджерах и письмах. Исправьте: один канал, у каждой задачи срок и исполнитель.
Передать всё сразу. Исправьте: начните с нескольких самых раздражающих задач и расширяйте набор, когда продавцы начнут доверять результату.
Передать то, что нельзя записать инструкцией. Исправьте: ключевые клиенты, цена и условия остаются у продавца.
Завести новую карточку на каждый звонок и поставить встречу без часа. Исправьте: одна карточка на клиента, встреча только с днём и часом.
Держать всю связку на одном человеке. Исправьте: общие правила в CRM, чтобы работа продолжалась во время отпуска или болезни.
Задание для отдела на неделю: выстраиваем связку менеджера и помощника
Руководитель может дать это отделу завтра. Всё делается на реальной работе, без отдельных проектов.
Понедельник: каждый менеджер ведёт хронометраж и помечает, на что уходит день: разговоры, оформление, поиск, отчёты.
Вторник: соберите результаты и выберите три задачи, которые повторяются каждый день и срываются, когда продавец занят.
Среда: опишите каждую как инструкцию: что на входе, что на выходе, кто проверяет и в какой срок.
Четверг: заведите единый канал задач и напишите страницу границ: что делается самостоятельно, что по согласованию, чего не делается никогда.
Пятница: проверьте десять карточек: статус, сумма, следующее действие, дата. Спросите продавцов, что стало проще, и пересмотрите набор задач.
Как расширить воронку продаж без роста ФОТ: ИИ-менеджер как помощник менеджера по продажам
Ещё один помощник это ещё один оклад, налоги, обучение и риск, что он заболеет или уйдёт, а работа встанет. Альтернатива: часть задач помощника берёт ИИ-менеджер. Он работает круглосуточно, без отпусков, и в напоминаниях не зависит от настроения. Люди остаются на исключениях, сложных документах и сделках.
Что можно отдать ИИ:
Пропущенные и вечерние звонки, ответ на входящую заявку за минуты, первые вопросы по вашему сценарию.
Квалификация и запись на встречу: категория, задача и итог разговора попадают в карточку CRM, горячего клиента ИИ-менеджер переводит на живого менеджера.
Переписка в мессенджерах, напоминания о встречах и возврат клиентов, которые не ответили, по базе с согласием на звонки.
Разбор звонков ИИ-РОПом и отчёты: руководитель видит воронку без ручной сводки.
Три тарифа, цена указана за запуск:
"ИИ-менеджер + CRM", запуск 60 000 ₽. Если теряете звонки: голосовой ИИ-менеджер, до 4 сценариев (входящие, обзвон, квалификация, запись), интеграция с CRM, перевод горячих на менеджера, личный кабинет и обучение.
"ИИ-отдел продаж", запуск 100 000 ₽. Если теряете заявки: всё из первого пакета, до 6 сценариев, переписка в MAX, Telegram, WhatsApp, заявки со всех каналов в одну CRM, КП, расчёт и запись на встречу, реактивация базы.
"Система продаж под ключ", запуск 200 000 ₽. Если нужно больше клиентов: всё из пакета "ИИ-отдел продаж", лидогенерация в вашей нише, настройка Директа и рекламы, ИИ-РОП: анализ звонков и отчёты, новые воронки после запуска.
Первая рабочая версия запускается за 5-10 рабочих дней, дальше настройка идёт по реальным разговорам.
Услышать, как это звучит, проще всего самому: позвоните на демо-линию +7 980 976-90-03, трубку возьмёт ИИ-менеджер. Задайте ему вопросы по своей ситуации, это бесплатно. Тарифы и кейсы на иинайм.рф.
Что сделать первым
Помощник менеджера по продажам освобождает время продавца для продаж. Будет это человек, ИИ или их сочетание, важно меньше, чем единый канал задач, понятные границы и регулярная проверка.
Завтра сделайте две вещи. Попросите менеджеров на неделю помечать, на что уходит рабочее время, и проверьте десять карточек в CRM: у каждой должны быть статус, сумма, следующее действие и дата. Обе проверки быстро покажут, что именно стоит снять с продавца.
Начните с малого: несколько задач, записанных как инструкции. Когда продавцы увидят, что заявки не висят, а карточки заполнены, расширять зону ответственности станет проще. Рутину отдавайте тому, кто делает её лучше и дешевле, а ФОТ тратьте на людей, которые ведут переговоры.
Как это устроено в автоматизированной системе продаж
Отдельный голосовой ИИ-менеджер берёт на себя телефон и переписку: звонит по базе, отвечает на входящие, уточняет задачу, отвечает по базе знаний компании и фиксирует итог разговора. Он работает и ночью, и в выходной, поэтому заявка не ждёт утра.
Дальше в работу вступает поиск: система ищет компании по сигналам, например открытая вакансия продавца или расширение, и пишет каждой персонально по официальным каналам. Те, кто ответил, попадают в подогрев: серия касаний, напоминания, ответы на вопросы. Тёплый клиент уходит менеджеру с историей переписки и разговоров.
Что видит руководитель: воронку, отчёт по каждому этапу и записи разговоров, а не пересказ менеджера. Что делает человек: закрывает сделку, договаривается об условиях и подписывает договор. Рутину до этого момента ведёт система.
Проверить это проще всего голосом: позвоните на демо-линию +7 980 976-90-03, ответит ИИ-менеджер, задайте ему неудобный вопрос и послушайте, как он выкрутится. Условия и состав работ описаны на странице ИИ-отдел продаж.
Что дальше
Разобрали задачу в тексте — на странице «ИИ-отдел продаж» показано, как это устроено у вас: что делает ИИ-менеджер, что остаётся людям, сроки и состав работ.
Или позвоните на демо-линию +7 980 976-90-03 — ответит ИИ-менеджер. Задайте вопрос не по сценарию, перебейте, попробуйте сбить с темы.
Частые вопросы
Чем занимается помощник менеджера по продажам?
Он берёт на себя вспомогательную работу продавца: приём и первичную обработку заявок, напоминания, подготовку документов, порядок в CRM. Это может быть сотрудник, ИИ или их сочетание. Решения по цене и условиям остаются за менеджером.
Какие обязанности помощника менеджера по продажам нужно прописать в должностной инструкции?
Три группы: заявки, документы и сроки, порядок в CRM. Отдельно запишите, что помощник делает сам, что по согласованию с менеджером и чего не делает никогда, например, скидки. Добавьте срок реакции на задачу и признаки, по которым оценивается работа.
Какой конечный результат помощника менеджера по продажам?
Продавец больше времени проводит в разговорах и на встречах. При этом заявки не висят без ответа, карточки в CRM заполнены, у каждой сделки есть следующий шаг с датой. Если этого нет, значит, задачи помощника выбраны или поставлены неверно.
Чем ассистент менеджера по продажам отличается от менеджера?
Менеджер ведёт переговоры и отвечает за сделку. Ассистент обеспечивает ему тыл: данные, документы, сроки, порядок в CRM. Он обычно не торгуется с клиентом и не меняет условия предложения.
Можно ли заменить помощника менеджера по продажам ИИ?
Частично. ИИ хорошо справляется с повторяющимися задачами: ответить на заявку, зафиксировать итог разговора, напомнить о следующем шаге. Нестандартные документы и согласования лучше оставить человеку.
Нужен ли помощник менеджеру по продажам в небольшой компании?
Нужен, если продавцы заметно тратят время на оформление и поиск информации, а заявки отвечаются с задержкой. В небольшой компании часть задач удобно отдать ИИ-менеджеру, а не нанимать отдельного человека.
Что такое отдел сопровождения продаж и когда он нужен?
Это команда, которая обслуживает всех продавцов: принимает заявки, готовит документы, ведёт базу, следит за порядком в CRM. Он нужен, когда отдельный помощник у каждого менеджера нерационален, а единый стандарт сервиса важен.
Как расширить воронку продаж без роста ФОТ?
Отдайте ИИ-менеджеру однотипные шаги: ответ на заявки и вечерние звонки, квалификацию, запись на встречу, возврат тёплой базы. Люди остаются на сложных переговорах и документах. Тарифы и демо-линию смотрите в блоке выше.
Принимайте звонки, отвечайте в мессенджерах и на сайте, квалифицируйте лидов и передавайте сложные обращения менеджеру без потерь.
Позвоните тестовому роботу и оцените его за 2 минуты
Позвоните на +7 980 976-90-03, чтобы услышать робота в живом разговоре: как он принимает обращение, уточняет детали, отвечает на типовые вопросы, записывает заявку и передаёт сложный запрос менеджеру без потерь.
Какие задачи берут на себя ИИ-роботы
Приём звонков
Квалификация лидов
Фиксация заявок
Сложные обращения
ИИ-решения для продаж и поддержки
Голосовые роботы, ИИ-менеджеры и текстовые боты, которые принимают обращения, квалифицируют лидов и передают сделки в CRM.
Голосовой робот
Приём звонков
ИИ-менеджер
Продажи 24/7
Текстовый бот
Чат на сайте
Что получает бизнес
Меньше рутины
ИИ-робот берёт типовые звонки и сообщения на себя, отвечает на частые вопросы, собирает данные и передаёт менеджеру только сложные обращения.
Быстрее лиды
Система сразу квалифицирует заявку, фиксирует интерес и не даёт лидам остыть. В Москве это особенно важно, когда клиент ждёт ответ в первые минуты.
Работа без пауз
Робот принимает обращения 24/7, не уходит в отпуск и не перегружает команду в пиковые часы. Бизнес сохраняет скорость ответа без расширения штата.
Интеграция ИИ-роботов в вашу CRM, сайт и каналы связи без лишней перестройки процессов
ИИ-робот встраивается в вашу систему продаж и поддержки, а не ломает её: CRM, телефония, сайт, мессенджеры и MAX
Решение подключается к тем каналам, где уже живёт ваш клиент: звонки, форма на сайте, Telegram, WhatsApp, MAX и внутренняя CRM. ИИ-робот принимает обращение, задаёт нужные вопросы, фиксирует лид, передаёт данные в карточку сделки и сразу отправляет задачу менеджеру, если нужен человек. Для отдела продаж это сокращает ручную работу, для поддержки — ускоряет ответы, для руководителя — даёт прозрачную картину по обращениям. Внедрение проходит по понятной схеме: согласуем сценарии, настраиваем интеграции, тестируем и запускаем без остановки текущих процессов.
Подходит для B2B-компаний, где уже есть CRM, телефония и несколько каналов коммуникации. Всё работает в одной логике и без хаоса в заявках.
Тарифы для быстрого запуска
Выберите пакет под задачу: от теста голосового робота до внедрения в CRM, сайт и мессенджеры. Стоимость зависит от сценариев, каналов и глубины интеграции.
ИИ-менеджер + CRM
60 000 ₽
запуск
Тестовый сценарий
Прием звонков
Запись заявок
ИИ-отдел продаж
100 000 ₽
запуск
Квалификация лидов
Скрипты продаж
Интеграция с CRM
Передача менеджеру
Система продаж под ключ
200 000 ₽
запуск
Голосовой робот
Чат-боты
Мессенджеры и сайт
MAX и CRM
Индивидуальные сценарии
Как проходит внедрение ИИ-робота
Разбираем задачи бизнеса
Сначала проводим короткую встречу и фиксируем, что именно должен делать робот: принимать звонки, отвечать в чате, квалифицировать лидов, записывать заявки или передавать сложные обращения менеджеру. Например, для B2B-компании из Москвы мы отдельно настраиваем сценарии для входящих звонков, сайта и мессенджеров, чтобы не смешивать продажи и поддержку.
Проектируем сценарии общения
Дальше пишем логику диалога под реальные вопросы клиентов: цена, сроки, наличие, статус заявки, повторный контакт. На этом этапе определяем, где робот отвечает сам, а где сразу подключает человека. Это помогает избежать пустых разговоров и сохранить время отдела продаж.
Подключаем каналы и CRM
Интегрируем решение с телефонией, сайтом, мессенджерами, MAX и CRM клиента. Заявка из разговора сразу попадает в нужную воронку, а менеджер получает уже собранные данные: имя, компания, запрос, срочность. Так робот не просто говорит, а реально помогает обрабатывать обращения без потерь.
Тестируем и запускаем в работу
Перед запуском проверяем сценарии на живых диалогах, исправляем спорные места и только потом переводим робота в рабочий режим. После старта сопровождаем проект, донастраиваем ответы и логику по фактическим обращениям. Обычно клиент видит первые результаты уже в первые недели: меньше пропущенных звонков, быстрее обработка лидов и меньше нагрузки на менеджеров.
