Политика конфиденциальностиСогласие на обработку персональных данных

Как провести аудит звонков отдела продаж и не превратить его в разнос

Три прослушанных звонка дают эмоцию, а не картину. Разбираем, как собрать выборку, на какие пять точек смотреть в каждом разговоре, как считать результат по записям и что делать с итогом, чтобы он не остался отчетом в столе.

Ролик: как работает ИИ-отдел продаж, от поиска клиентов до отчёта руководителю

Три звонка, после которых хочется все поменять

Руководитель слушает три звонка подряд, слышит вялое начало, путаные ответы и фразу я вам перезвоню, после чего делает вывод: менеджеры не умеют продавать. Через неделю проводится собрание, все кивают, через месяц ничего не меняется.

Картина знакомая. Проблема в том, что три случайных звонка не дают картины. Они дают эмоцию. А решения, принятые на эмоции, обычно сводятся к общим словам: больше активности, лучше готовиться, чаще звонить.

Аудит нужен не для того, чтобы найти виноватого. Он нужен, чтобы увидеть, где именно теряются деньги: на входе, на выявлении задачи, на цене, на возражениях или на финале разговора.

Хорошая новость: для этого не нужны сложные системы. Нужны записи разговоров, простая таблица и час времени в неделю. Дальше расскажу, как это устроить и как не бросить после первого раза.

Сразу оговорюсь: аудит не разовое мероприятие. Один проход покажет, где болит, но не покажет, помогло ли лечение. Смысл есть, когда вы слушаете регулярно и сравниваете срезы между собой.

Что слушать и в каком порядке

Начните с выборки. Не берите первые попавшиеся звонки и не берите только плохие. Вам нужна картина, а не подтверждение собственных подозрений, иначе вывод будет готов еще до прослушивания.

Простой принцип: по несколько звонков от каждого менеджера и по разным этапам. Новые входящие, звонки после заявки, разговоры с возражениями, финальные согласования. Если менеджеров много, возьмите половину и в следующий раз возьмите другую.

Порядок прослушивания лучше строить по воронке, а не по хронологии. Сначала слушаете, как менеджер начинает разговор. Потом, как выясняет задачу. Потом цену и возражения. Потом финал.

Так вы быстрее увидите закономерность: например, у всех хромает начало, зато финал в порядке. Или наоборот. Если слушать вперемешку, детали смешиваются и выводы получаются размытыми.

Слушайте в записи, а не вживую. На записи можно остановить, перемотать, вернуться к фразе и послушать еще раз. Вживую вы реагируете на разговор, а не оцениваете его.

И слушайте с блокнотом или таблицей. Первые впечатления записывайте сразу, но потом проверяйте их по критериям. Впечатление подсказывает, где искать, а критерии показывают, что там на самом деле.

Первая фраза и выявление задачи

Первая фраза задает тон всему разговору. Хорошее начало короткое: кто вы, зачем звоните, сколько займет времени. Плохое начало это скрипт на сорок секунд, в котором клиент не успевает вставить слово.

Смотрите на три вещи: назвал ли менеджер себя и компанию, обозначил ли цель звонка, дал ли клиенту возможность говорить. Если после первых тридцати секунд клиент молчит, дальше разговор поведет не менеджер, а его заготовленный текст.

Второй пункт, выявление задачи. Хороший менеджер задает вопросы про ситуацию клиента, а не рассказывает о продукте с первых секунд. Плохой сразу переходит к презентации, потому что так безопаснее и привычнее.

Считайте не только вопросы, но и их качество. Вопрос что для вас важно почти бесполезен, на него отвечают общими словами. Вопрос как вы сейчас решаете эту задачу и что не устраивает дает материал для аргументов.

Обратите внимание, записывает ли менеджер ответы. Если через десять минут он не может повторить задачу клиента своими словами, значит, он слушал невнимательно или не слушал вовсе.

Еще один признак: говорит ли клиент больше менеджера. В нормальном разговоре о задаче клиент занимает существенную часть времени. Если менеджер забивает эфир, выявления задачи не было, был монолог.

Цена и возражения

Цена редко бывает главной причиной отказа, но именно на ней чаще всего ломается разговор. Смотрите, когда менеджер называет цену: до того, как выяснил задачу, или после.

Если цена звучит в первые две минуты, клиент еще не понимает, за что платит. Дальше он будет сравнивать цифру с цифрой, а не решение со своей задачей. Это заведомо проигрышная позиция.

Смотрите, как менеджер реагирует на первое возражение. Если сразу дает скидку, значит, ценность не обоснована и цена кажется договорной. Если начинает спорить, клиент закрывается и дальше говорит только из вежливости.

Хорошая реакция выглядит скромнее: уточняющий вопрос, пауза, ответ по существу. Например: дорого по сравнению с чем? Так менеджер получает настоящий аргумент клиента, а не формальное возражение из вежливости.

Отдельно отметьте, какие возражения повторяются. Если у пяти менеджеров одно и то же сомнение, проблема не в людях, а в продукте, в упаковке или в том, кому вы звоните.

И проверьте, не спорят ли менеджеры с клиентом. Фразы вроде вы не правы, у нас не так звучат как вызов. Даже если менеджер прав по факту, разговор после такого обычно заканчивается.

Следующий шаг

Финал звонка показывает, умеет ли менеджер вести разговор к действию. Слушайте последние две минуты и выписывайте, что именно было предложено клиенту.

Плохой финал: я вам скину информацию, вы посмотрите. Кто смотрит? Когда? Что дальше? Без ответов на эти вопросы звонок закончился ничем, хотя формально был вежливым и даже теплым.

Хороший финал содержит действие, дату и ответственного. Например: завтра до обеда пришлю расчет на ваших данных, в пятницу в десять созвонимся на десять минут. Это проверяемо, и это можно проконтролировать.

Проверьте, зафиксировал ли менеджер договоренность в CRM. Если в системе пусто, а в разговоре что-то обещали, считайте, что шага нет. Через два дня никто не вспомнит детали, включая самого менеджера.

И отметьте, оставил ли менеджер клиенту возможность вернуться. Фраза если что-то изменится, напишите мне работает лучше, чем молчание в конце или торопливое до свидания.

Как считать по записям, а не по ощущениям

Ощущения обманывают. Один яркий звонок запоминается сильнее десяти обычных, и на его основе рождается вывод обо всем отделе. Записи и таблица возвращают разговор к фактам: дата, менеджер, этап и пять критериев с отметкой да или нет. Не оценки по десятибалльной шкале, а именно да или нет, так меньше вкусовщины и споров о том, что значит семь из десяти. В каждом разговоре смотрите на пять вещей:

  • Назвал ли менеджер себя и компанию в первой фразе, обозначил ли цель звонка.
  • Задал ли вопрос о задаче клиента до того, как начал рассказывать о продукте.
  • Назвал ли цену после выяснения задачи и обоснования ценности.
  • Ответил ли на возражение уточняющим вопросом, а не скидкой и не спором.
  • Договорился ли о следующем шаге с датой и зафиксировал ли его в CRM.
  • Разбор с менеджером без обиды

    Самый частый провал аудита не в записях, а в том, как их обсуждают. Руководитель включает звонок на собрании и говорит: вот здесь ты сделал глупость. После этого команда начинает бояться записей, и аудит тихо умирает.

    Разбирайте наедине и без зрителей. Спрашивайте первым: как ты сам думаешь, что здесь получилось, а что нет? В большинстве случаев менеджер называет ту же ошибку, что и вы, только сам и своими словами.

    Если не называет, покажите момент и задайте вопрос: что ты хотел получить этой фразой? Так вы обсуждаете намерение, а не личность. Человеку легче признать ошибку в приеме, чем в себе.

    Дальше договоритесь о конкретной замене. Не лучше готовься, а в следующий раз после вопроса о цене задай уточняющий вопрос и только потом называй цифру. Одно изменение, которое можно проверить по записи.

    Обязательно найдите в записи что-то, что было сделано хорошо. Не для вежливости, а чтобы человек понимал, что именно сохранять. Если у одного менеджера следующий шаг получается почти всегда, а у другого нет, покажите его разговор команде как образец. Разбор, состоящий только из замечаний, не учит, он только снижает желание работать.

    И держите правило: разбираем прием, а не человека. Фраза ты плохой продавец не помогает, фраза вот здесь потерялся контакт показывает, что именно менять в следующий раз.

    Что делать с итогом

    Итог аудита не отчет на двадцать страниц. Это список из двух-трех изменений, которые команда вносит на этой неделе. Все остальное можно отложить, иначе изменения не начнутся никогда.

    Выберите то, что встречается чаще всего и легче всего исправляется. Если хромает начало, напишите короткое вступление на три предложения и отработайте его. Если хромает финал, введите обязательную фиксацию следующего шага.

    Назначьте проверку. Через две-три недели возьмите новую выборку и посчитайте те же самые критерии. Если у вас десять менеджеров и по три звонка с каждого, это тридцать разговоров, и по каждому есть пять отметок: сравните долю да с прошлым срезом. Такое сравнение покажет, работает ли изменение, лучше любого отчета.

    Если проблема не в навыках, а в объеме, аудит это покажет. Например, менеджеры не выясняют задачу, потому что у каждого много звонков в день и на разговор просто нет времени. Тогда тренировки не помогут, нужно менять нагрузку или распределение обращений.

    В таком случае часть типовых звонков и переписки можно отдать ИИ-отделу продаж: он закрывает первичный контакт, фиксирует задачу в базе и передает менеджеру разговор, который уже требует человека. Тогда у команды остается время на сложные сделки, а не на повторение одного и того же.

    Но начинать все равно стоит с записей. Пока вы не послушали свои звонки, вы не знаете, где именно теряете. Аудит стоит часа в неделю и дает то, чего не дает ни одно совещание: факты вместо ощущений.

    Как это устроено в автоматизированной системе продаж

    Отдельный голосовой ИИ-менеджер берёт на себя телефон и переписку: звонит по базе, отвечает на входящие, уточняет задачу, отвечает по базе знаний компании и фиксирует итог разговора. Он работает и ночью, и в выходной, поэтому заявка не ждёт утра.

    Дальше в работу вступает поиск: система ищет компании по сигналам, например открытая вакансия продавца или расширение, и пишет каждой персонально по официальным каналам. Те, кто ответил, попадают в подогрев: серия касаний, напоминания, ответы на вопросы. Тёплый клиент уходит менеджеру с историей переписки и разговоров.

    Что видит руководитель: воронку, отчёт по каждому этапу и записи разговоров, а не пересказ менеджера. Что делает человек: закрывает сделку, договаривается об условиях и подписывает договор. Рутину до этого момента ведёт система.

    Проверить это проще всего голосом: позвоните на демо-линию +7 980 976-90-03, ответит ИИ-менеджер, задайте ему неудобный вопрос и послушайте, как он выкрутится. Условия и состав работ описаны на странице ИИ-отдел продаж.

    Что дальше

    Разобрали задачу в тексте — на странице «ИИ-отдел продаж» показано, как это устроено у вас: что делает ИИ-менеджер, что остаётся людям, сроки и состав работ.

    Или позвоните на демо-линию +7 980 976-90-03 — ответит ИИ-менеджер. Задайте вопрос не по сценарию, перебейте, попробуйте сбить с темы.

    Частые вопросы

    Сколько звонков нужно прослушать для аудита?

    Для первого среза хватит по три-четыре разговора с каждого менеджера и по разным этапам. Этого достаточно, чтобы увидеть закономерности, и мало, чтобы судить о человеке по одному случайному разговору.

    Можно ли проводить аудит без записей разговоров?

    Можно, но точность будет ниже. Без записи вы оцениваете по памяти и по словам менеджера, а память подводит и в хорошую, и в плохую сторону. Запись позволяет вернуться к фразе и проверить вывод.

    Что делать, если менеджеры против прослушивания?

    Объясните цель: ищем, где теряются деньги, а не виноватых. Разбирайте наедине, хвалите за конкретные удачные приемы и не превращайте записи в инструмент наказания. Тогда сопротивление снижается.

    Как часто повторять аудит?

    Достаточно одного среза в две-три недели, но регулярно. Чаще нет смысла, изменения не успевают проявиться. Реже теряется динамика, и каждый раз приходится начинать заново.

    Нужно ли оценивать звонки по баллам?

    Для первого этапа проще отметить да или нет по каждому критерию. Баллы дают иллюзию точности и вызывают споры о том, что значит семь вместо восьми. Считать долю выполненных критериев полезнее и понятнее.

    Что важнее, скрипт или живой разговор?

    Скрипт задает минимум, живой разговор делает результат. Плохо, когда менеджер читает текст и не слышит клиента, и плохо, когда он импровизирует без структуры. Аудит показывает, чего не хватает именно вашей команде.

    Читать дальшеИИ-отдел продаж →
    Создано на
    Мы используем cookie для работы сайта и аналитики. Продолжая пользоваться сайтом, вы соглашаетесь с этим и с политикой обработки персональных данных.