Политика конфиденциальностиСогласие на обработку персональных данных
Пн–Пт, 9:00–21:00ИИ-менеджер отвечает 24/7
+7 995 266-79-31Позвонить ИИ-менеджеру
Главная · ИИ-отдел продаж

Как назначить встречу по телефону с новым клиентом: скрипт звонка и частые ошибки

Менеджер дозвонился, клиент не бросил трубку, но на просьбу о встрече ответил: пришлите предложение на почту. Разбираем, как построить звонок, чтобы человек согласился встретиться, пришёл и не передумал по дороге.

Ролик: как работает ИИ-отдел продаж, от поиска клиентов до отчёта руководителю

Звонок, после которого клиент просит прислать на почту

Знакомый сценарий. Менеджер набирает номер, представляется, начинает рассказывать о компании и услугах. Клиент слушает минуту, потом вежливо перебивает: вы пришлите коммерческое на почту, я посмотрю. Менеджер, обрадованный тем, что его не отшили, диктует адрес. Письмо уходит и остаётся без ответа.

Проблема не в клиенте. Менеджер потратил звонок на рассказ, хотя у звонка была другая задача: договориться о следующем шаге. Когда цель звонка размыта, клиент сам выбирает самый безопасный для себя шаг, а это отправка письма. Ему ничего не нужно решать, а вам нечего ответить.

Если ваш продукт требует обсуждения, а не покупается в один клик, главный результат первого звонка это не продажа. Это назначенная встреча, личная или в видеоформате. Именно там вы выясните потребности и сделаете предложение.

Есть и обратная сторона. Многие менеджеры боятся просить о встрече напрямую: им кажется, что это слишком смело для первого контакта. На деле клиенты нормально относятся к ясной просьбе, если она подана уважительно и с понятной пользой. Неясность раздражает больше, чем прямота.

Ниже разберём, как построить такой звонок от первой фразы до подтверждения и какие ошибки чаще всего срывают договорённость.

Цель звонка: одна и очень конкретная

Прежде чем набирать номер, ответьте себе: что должно произойти к концу разговора? Правильный ответ звучит так: у меня в календаре стоит встреча с этим человеком на конкретные день и время. Не хорошо поговорили, не заинтересовался, не обещал подумать.

Эта конкретика важна, потому что определяет всё остальное. Если цель назначить встречу, вы не будете расписывать продукт в подробностях: встреча существует как раз для этого. Вы не будете спорить о цене: она обсуждается позже. Вы будете только решать, как заинтересовать человека настолько, чтобы он отдал вам время.

Цель звонка стоит удерживать и тогда, когда разговор уходит в сторону. Клиент может задать вопрос про цену, про сроки, про отличия от других поставщиков. Ответьте коротко, а затем вернитесь: чтобы ответить точно, мне нужно понять вашу ситуацию, давайте увидимся и всё посмотрим.

Подготовьте три вещи до звонка:

  • кому вы звоните и какую задачу он, вероятно, решает в своей роли;
  • почему именно сейчас: повод, сигнал, событие, которое можно упомянуть;
  • два-три свободных слота у вас в календаре на ближайшие дни.

    • Последний пункт многие недооценивают. Менеджер, который в ответ на согласие клиента начинает листать календарь и бормочет, что посмотрит, теряет темп. Клиент успевает передумать.

    Первые фразы: как не получить отказ в первые десять секунд

    На холодном звонке у вас очень мало времени. Человек занят, вы для него незнакомый голос. Поэтому начало должно быть коротким и содержательным: кто вы, откуда и зачем звоните, в одном-двух предложениях.

    Хорошая структура: имя и компания, затем причина звонка с выгодой для клиента, затем вопрос о времени. Например: Здравствуйте, Ольга, меня зовут Андрей, компания такая-то. Звоню по поводу обработки входящих заявок, у вас сейчас есть минута?

    Просьба о минуте работает лучше, чем её отсутствие. Вы показываете уважение к времени и даёте человеку возможность сказать да. Если он говорит, что занят, не уговаривайте, а предложите перезвонить в удобное время и уточните, когда именно.

    Чего не стоит делать в начале: читать длинное приветствие, расписывать достижения компании, спрашивать, как дела. Каждая лишняя фраза увеличивает шанс услышать нам не нужно.

    Если клиент уже знает вас, например оставил заявку или вы говорили раньше, напомните об этом первой же фразой. Узнавание снимает половину напряжения.

    Отдельный случай: звонок через секретаря. Не раскрывайте всю суть и не лгите. Назовите себя, компанию и тему одним предложением, например: по вопросу обработки заявок, подскажите, кто у вас этим занимается? Конкретная тема помогает пройти дальше, чем общие слова о сотрудничестве.

    Причина встретиться: что сказать, чтобы человек согласился

    Встреча отнимает время, а время клиента ценно. Просьба просто встретиться и познакомиться почти всегда получает отказ. Нужна причина, которую человек готов принять: что он получит от встречи.

    Сильная причина формулируется через его задачу, а не через ваш продукт. Не хочу рассказать вам о нашей системе, а хочу показать, как можно сократить потери заявок, и вместе посмотреть, подходит ли это вам. Первое звучит как реклама, второе как предложение разобраться.

    Подойдут разные причины, в зависимости от ситуации:

    Хорошо работает связка причины и времени в одной фразе: давайте на полчаса посмотрим вашу схему работы с заявками, вам удобнее во вторник утром или в четверг после обеда? Клиент слышит и пользу, и конкретику, и ему остаётся только выбрать.

  • разбор: посмотреть вашу текущую схему и показать, где вы теряете время;
  • демонстрация: показать, как это работает на примере похожей задачи;
  • обмен информацией: рассказать, что делают другие в вашей сфере, и услышать ваш опыт.

    • Обязательно назовите длительность и формат: встреча займёт полчаса, можно у вас в офисе или по видеосвязи. Когда человек понимает масштаб затрат, ему проще согласиться. Размытое давайте встретимся пугает неизвестностью.

    И честно: не обещайте того, чего встреча не даст. Если клиент придёт ради бесплатной консультации, а получит презентацию, он больше не придёт.

    Выбор из двух вариантов времени

    Вопрос когда вам удобно встретиться кажется вежливым, но работает хуже, чем конкретное предложение. Открытый вопрос заставляет клиента открывать календарь, перебирать дни, и самый лёгкий ответ для него: давайте созвонимся позже.

    Поэтому предложите выбор из двух вариантов: вам удобнее во вторник утром или в четверг после обеда? Клиент выбирает не между встречей и её отсутствием, а между двумя вариантами встречи. Это старый приём, и он работает, пока им не злоупотребляют.

    Несколько советов, как не испортить приём. Называйте реальные слоты, которые у вас свободны. Не предлагайте дни слишком далеко: чем дальше встреча, тем выше шанс, что она сорвётся. Если клиент назвал свой вариант, принимайте его без торга, подстраивайтесь.

    Если оба варианта отклонены, не сдавайтесь, а спросите: а когда у вас обычно бывает свободное окно? Такой вопрос помогает найти время, не выглядя навязчивым.

    Если встреча назначена на видеосвязи, отдельно проверьте техническую часть. Пришлите ссылку заранее, уточните, на каком устройстве удобнее, и предупредите, что подключитесь за несколько минут до начала. Мелочи вроде забытой ссылки или не того времени по часовому поясу срывают больше встреч, чем возражения.

    Когда время согласовано, повторите вслух: итак, встречаемся во вторник в одиннадцать, у вас в офисе. Это закрепляет договорённость и даёт клиенту шанс сразу поправить, если что-то понято неверно.

    Если встреча всё же сорвалась, не обижайтесь и не пишите упрёков. Напишите спокойно: понимаю, бывает, давайте перенесём, вам удобнее в среду или в пятницу? Большинство людей благодарны за такой тон и возвращаются к договорённости.

    Подтверждение и напоминание: как сделать, чтобы человек пришёл

    Назначить встречу мало: её нужно довести до дня, когда она состоится. Многие договорённости срываются не из-за отказа, а потому, что про них забыли или уже передумали, а сказать неудобно.

    Сразу после звонка отправьте короткое сообщение с подтверждением: дата, время, место или ссылка, ваше имя и контакт. Это занимает минуту и снимает вопросы. В сообщении можно в двух словах напомнить, о чём вы будете говорить.

    Накануне или за несколько часов до встречи отправьте напоминание. Хорошее напоминание не сухое: Ольга, напоминаю, что завтра в одиннадцать мы встречаемся, всё в силе? Вопрос в конце подталкивает ответить, и вы сразу узнаёте, придёт ли человек.

    Если клиент молчит, позвоните. Лучше узнать о срыве заранее и перенести, чем сидеть в переговорной в ожидании.

    Подготовьте материалы заранее и пришлите их только если это действительно полезно. Лишние вложения могут стать для клиента поводом не приходить: он решит, что всё уже увидел.

    Ещё одна ловушка: слишком быстрое согласие воспринимается как победа, и менеджер перестаёт уточнять детали. Спросите, кто ещё должен присутствовать на встрече. Если решение принимают несколько человек, лучше позвать всех сразу, чем потом встречаться второй раз.

    И последнее: анализируйте свои звонки. Послушайте несколько записей и посмотрите, на каком месте разговор обрывается чаще всего. Если на первых фразах, переработайте начало. Если на просьбе о встрече, усильте причину. Улучшать скрипт звонка для назначения встречи лучше по реальным разговорам, а не по догадкам.

    Частые ошибки при назначении встречи

    Разбирая звонки менеджеров, обычно находишь один и тот же набор промахов. Вот те, что встречаются чаще других:

  • менеджер много говорит о продукте и не доходит до просьбы о встрече;
  • просьба о встрече звучит неуверенно: может быть, нам как-нибудь встретиться?;
  • нет ответа на отговорку пришлите на почту, и менеджер сдаётся;
  • нет подтверждения и напоминания, договорённость повисает в воздухе.

    • Про отговорку на почту стоит сказать отдельно. Не отказывайтесь от письма, но привяжите к нему следующий шаг: конечно, пришлю, а чтобы оно было полезным, уточню один вопрос. Затем коротко выясните задачу и снова предложите встречу: давайте я покажу это на вашем примере, это займёт полчаса.

    Другая ошибка: звонить без понимания, кому вы звоните. Если вы не знаете роль человека и его задачи, ваша причина встретиться будет общей и неубедительной. Потратьте пять минут на изучение сайта и профиля, звонок станет вдвое увереннее.

    Наконец, нежелание принимать нет. Не каждый клиент согласится. Если отказ твёрдый, поблагодарите и оставьте дверь открытой, спросите, можно ли написать через время. Вежливость сегодня даёт возможность встречи завтра.

    Вся эта работа поддаётся автоматизации: ИИ-менеджер из ИИ-отдела продаж может обзванивать базу, предлагать время, подтверждать встречи и напоминать о них. Послушать, как это звучит, можно по номеру демо-линии +7 980 976-90-03 или на сайте иинайм.рф.

    Как это устроено в автоматизированной системе продаж

    Отдельный голосовой ИИ-менеджер берёт на себя телефон и переписку: звонит по базе, отвечает на входящие, уточняет задачу, отвечает по базе знаний компании и фиксирует итог разговора. Он работает и ночью, и в выходной, поэтому заявка не ждёт утра.

    Дальше в работу вступает поиск: система ищет компании по сигналам, например открытая вакансия продавца или расширение, и пишет каждой персонально по официальным каналам. Те, кто ответил, попадают в подогрев: серия касаний, напоминания, ответы на вопросы. Тёплый клиент уходит менеджеру с историей переписки и разговоров.

    Что видит руководитель: воронку, отчёт по каждому этапу и записи разговоров, а не пересказ менеджера. Что делает человек: закрывает сделку, договаривается об условиях и подписывает договор. Рутину до этого момента ведёт система.

    Проверить это проще всего голосом: позвоните на демо-линию +7 980 976-90-03, ответит ИИ-менеджер, задайте ему неудобный вопрос и послушайте, как он выкрутится. Условия и состав работ описаны на странице ИИ-отдел продаж.

    Что дальше

    Разобрали задачу в тексте — на странице «ИИ-отдел продаж» показано, как это устроено у вас: что делает ИИ-менеджер, что остаётся людям, сроки и состав работ.

    Узнать подробнее →Позвонить ИИ-менеджеру

    Или позвоните на демо-линию +7 980 976-90-03 — ответит ИИ-менеджер. Задайте вопрос не по сценарию, перебейте, попробуйте сбить с темы.

    Частые вопросы

    Как назначить встречу по телефону, если клиент говорит, что не нуждается?

    Не спорьте. Уточните, почему он так считает, и предложите короткую встречу ради конкретной пользы: разобрать вашу ситуацию и показать, где есть резервы. Если отказ остаётся, поблагодарите и спросите разрешения вернуться позже.

    Сколько должен длиться звонок для назначения встречи?

    Столько, сколько нужно, чтобы назвать причину, ответить на пару вопросов и согласовать время. Обычно это несколько минут. Длинный рассказ о продукте только мешает: он убирает смысл встречи.

    Что отвечать на просьбу прислать предложение на почту?

    Согласитесь, но задайте уточняющий вопрос, чтобы письмо было точным, и предложите обсудить его на коротком созвоне или встрече. Так вы не теряете контакт и получаете повод вернуться к разговору.

    Как напомнить о встрече, чтобы клиент точно пришёл?

    Сразу после звонка отправьте подтверждение с датой, временем и местом. Накануне пришлите короткое напоминание с вопросом, всё ли в силе. Если ответа нет, позвоните и перенесите, а не ждите.

    Лучше назначать встречу лично или по видеосвязи?

    Зависит от продукта и клиента. Видеосвязь проще согласовать и дешевле по времени, личная встреча лучше для сложных и дорогих решений. Предложите клиенту оба формата и дайте выбрать.

    Читать дальшеИИ-отдел продаж →
    ИИ-роботы для бизнеса
    НЭБ
    Принимайте звонки, отвечайте в мессенджерах и на сайте, квалифицируйте лидов и передавайте сложные обращения менеджеру без потерь.
    Позвоните тестовому роботу и оцените его за 2 минуты
    Позвоните на +7 980 976-90-03, чтобы услышать робота в живом разговоре: как он принимает обращение, уточняет детали, отвечает на типовые вопросы, записывает заявку и передаёт сложный запрос менеджеру без потерь.
    Какие задачи берут на себя ИИ-роботы
    Приём звонков
    Квалификация лидов
    Фиксация заявок
    Сложные обращения
    ИИ-решения для продаж и поддержки
    Голосовые роботы, ИИ-менеджеры и текстовые боты, которые принимают обращения, квалифицируют лидов и передают сделки в CRM.
    Голосовой робот
    Приём звонков
    ИИ-менеджер
    Продажи 24/7
    Текстовый бот
    Чат на сайте
    Что получает бизнес
    Меньше рутины
    ИИ-робот берёт типовые звонки и сообщения на себя, отвечает на частые вопросы, собирает данные и передаёт менеджеру только сложные обращения.
    Быстрее лиды
    Система сразу квалифицирует заявку, фиксирует интерес и не даёт лидам остыть. В Москве это особенно важно, когда клиент ждёт ответ в первые минуты.
    Работа без пауз
    Робот принимает обращения 24/7, не уходит в отпуск и не перегружает команду в пиковые часы. Бизнес сохраняет скорость ответа без расширения штата.
    Интеграция ИИ-роботов в вашу CRM, сайт и каналы связи без лишней перестройки процессов
    ИИ-робот встраивается в вашу систему продаж и поддержки, а не ломает её: CRM, телефония, сайт, мессенджеры и MAX
    Решение подключается к тем каналам, где уже живёт ваш клиент: звонки, форма на сайте, Telegram, WhatsApp, MAX и внутренняя CRM. ИИ-робот принимает обращение, задаёт нужные вопросы, фиксирует лид, передаёт данные в карточку сделки и сразу отправляет задачу менеджеру, если нужен человек. Для отдела продаж это сокращает ручную работу, для поддержки — ускоряет ответы, для руководителя — даёт прозрачную картину по обращениям. Внедрение проходит по понятной схеме: согласуем сценарии, настраиваем интеграции, тестируем и запускаем без остановки текущих процессов.
    Подходит для B2B-компаний, где уже есть CRM, телефония и несколько каналов коммуникации. Всё работает в одной логике и без хаоса в заявках.
    Тарифы для быстрого запуска
    Выберите пакет под задачу: от теста голосового робота до внедрения в CRM, сайт и мессенджеры. Стоимость зависит от сценариев, каналов и глубины интеграции.

    ИИ-менеджер + CRM

    60 000 ₽
    запуск
    Тестовый сценарий
    Прием звонков
    Запись заявок

    ИИ-отдел продаж

    100 000 ₽
    запуск
    Квалификация лидов
    Скрипты продаж
    Интеграция с CRM
    Передача менеджеру

    Система продаж под ключ

    200 000 ₽
    запуск
    Голосовой робот
    Чат-боты
    Мессенджеры и сайт
    MAX и CRM
    Индивидуальные сценарии
    Как проходит внедрение ИИ-робота

    Разбираем задачи бизнеса

    Проектируем сценарии общения

    Подключаем каналы и CRM

    Тестируем и запускаем в работу

    Создано на
    Мы используем cookie для работы сайта и аналитики. Продолжая пользоваться сайтом, вы соглашаетесь с этим и с политикой обработки персональных данных.